Merencanakan adalah sebuah proses awal sebelum mengerjakan. Pekerjaan-pekerjaan besar tidak akan terlaksana tanpa adanya sebuah rencana yang matang, terukur, dan dipersiapkan dengan baik. Untuk itu tips pertama dalam seri produktivitas ini adalah miliki rencana.
Apakah sesuatu bisa dilakukan tanpa direncanakan terlebih dahulu? Jawabnya tentu bisa saja namun hampir dapat dipastikan hasilnya tidak akan sebaik pekerjaan yang memang direncanakan. Rencana ibarat kompas yang menuntun arah tujuan dan mengajak kita fokus pada tujuan tersebut.
Apakah sesuatu bisa dilakukan tanpa direncanakan terlebih dahulu? Jawabnya tentu bisa saja namun hampir dapat dipastikan hasilnya tidak akan sebaik pekerjaan yang memang direncanakan. Rencana ibarat kompas yang menuntun arah tujuan dan mengajak kita fokus pada tujuan tersebut.
Bagaimanakah cara menyusun rencana ?
Ada banyak cara untuk melakukan itu.
Merencanakan apa yang akan Anda lakukan dalam setiap aktivitas
Misalkan akan pergi berbelanja bulanan hari ini. Apakah kita akan langsung berangkat atau membuat catatan kecil terlebih dahulu apa saja yang harus dibeli?
Banyak orang memilih cara pertama yakni langsung berbelanja tanpa merencanakan terlebih dahulu. Cara ini sah-sah saja jika Anda memiliki daya ingat yang baik dan sudah tau betul apa yang perlu Anda beli. Jika tidak, maka akan beresiko kita membeli apa yang tidak dibutuhkan karena terlihat menarik dan melupakan apa yang sebenarnya perlu.
Sebaiknya sediakan waktu 10 menit untuk melihat ke dapur Aapa saja yang kurang dan perlu dibeli. Catat barang-barang kebutuhannya sehingga tidak ada yang terlewatkan. Jika perlu kelompokkan berdasarkan jenisnya seperti: Daging/ikan, susu/kopi/teh, mie, beras dan seterusnya sesuai kebiasaan kita.
Cara ini akan membantu untuk berbelanja dengan cepat dan efisien.disamping juga akan terhindar dari impulse buying – membeli secara tidak sadar dan tiba-tiba karena sesuatu menarik perhatian kita.
Sama halnya ketika akan menghidupkan komputer untuk mengerjakan banyak hal, tetapkan terlebih dahulu rencana yang akan dilakukan. Apakah akan memeriksa email, melihat facebook untuk beberapa waktu, mengerjakan laporan dan seterusnya. Dengan cara ini perhatian kita tidak teralihkan dengan kegiatan lain yang malah menghambat produktivitas dan melalaikan tugas yang sebenarnya perlu dilakukan.
Beberapa tipe orang tidak suka dengan perencanaan seperti ini. Menurut saya hal itu wajar karena tidak semua orang sama. Jika kita termasuk tipe yang senang sesuatu tanpa perencanaan, minimal miliki rencana besarnya saja dan kita akan lebih produktif.
Rencana adalah kreasi pertama
Dalam buku The Seven Habits of Highly Effective People, Stephen Covey menjelaskan bahwa setiap tindakan membutuhkan dua tahap. Tahap pertama adalah menciptakannya dalam ide mental kita dan tahap kedua mewujudkan ke dalam bentuk nyata. Mirip seperti seorang insinyur yang mengkhayalkan gambar rumah di benaknya dan mewujudkannya ke atas kertas. Kemudian dari gambar teknik yang matang diwujudkan ke dalam bangunan sesungguhnya.
Dengan membuat rencana, kita bisa berpikir jernih apa yang sebenarnya mau dilakukan, sejauh mana kita akan melakukannya dan berapa banyak waktu yang akan dihabiskan untuk itu. Bayangkan jika seorang insinyur membangun rumah tanpa rencana, maka yang terjadi adalah rumah tersebut harus dibongkar pasang di sana sini karena salah pengaturan.
Rencana tanpa komitmen melaksanakan akan sia-sia
Pernahkah kita mengalami rencana tinggal rencana dan tidak berhasil diwujudkan? Hal ini bisa karena beberapa faktor:
Ada banyak cara untuk melakukan itu.
- Buat daftar aktivitas
Cara termudah adalah dengan membuat daftar atau poin-poin yang ingin dilakukan hari ini, besok, minggu depan dan seterusnya. Misalnya hari ini kitaingin membuat sebuah tulisan, pergi ke bengkel untuk service mobil, menemani istri belanja bulanan dan seterusnya. Gunakan catatan kecil atau fungsi notes di handphone . - Pecah rencana besar menjadi rencana kecil
Cara lain adalah dengan membuat perencanaan besar kemudian dipecah ke dalam rencana lebih kecil sampai ke tindakan yang dapat diselesaikan dalam tempo 1-2 jam. Misalkan kita merencanakan pesta pernikahan dalam 3 bulan ke depan. Maka tetapkan hal-hal utama yang menjadi rencana Anda misalnya: menetapkan lokasi acara, menentukan vendor penyedia makanan, membentuk panitia kecil dan seterusnya. Dari rencana-rencana tersebut, pecah ke dalam aktivitas yang lebih kecil seperti: menelpon katering, membayar uang tanda jadi sewa gedung, membuat daftar undangan dan seterusnya.
Merencanakan apa yang akan Anda lakukan dalam setiap aktivitas
Misalkan akan pergi berbelanja bulanan hari ini. Apakah kita akan langsung berangkat atau membuat catatan kecil terlebih dahulu apa saja yang harus dibeli?
Banyak orang memilih cara pertama yakni langsung berbelanja tanpa merencanakan terlebih dahulu. Cara ini sah-sah saja jika Anda memiliki daya ingat yang baik dan sudah tau betul apa yang perlu Anda beli. Jika tidak, maka akan beresiko kita membeli apa yang tidak dibutuhkan karena terlihat menarik dan melupakan apa yang sebenarnya perlu.
Sebaiknya sediakan waktu 10 menit untuk melihat ke dapur Aapa saja yang kurang dan perlu dibeli. Catat barang-barang kebutuhannya sehingga tidak ada yang terlewatkan. Jika perlu kelompokkan berdasarkan jenisnya seperti: Daging/ikan, susu/kopi/teh, mie, beras dan seterusnya sesuai kebiasaan kita.
Cara ini akan membantu untuk berbelanja dengan cepat dan efisien.disamping juga akan terhindar dari impulse buying – membeli secara tidak sadar dan tiba-tiba karena sesuatu menarik perhatian kita.
Sama halnya ketika akan menghidupkan komputer untuk mengerjakan banyak hal, tetapkan terlebih dahulu rencana yang akan dilakukan. Apakah akan memeriksa email, melihat facebook untuk beberapa waktu, mengerjakan laporan dan seterusnya. Dengan cara ini perhatian kita tidak teralihkan dengan kegiatan lain yang malah menghambat produktivitas dan melalaikan tugas yang sebenarnya perlu dilakukan.
Beberapa tipe orang tidak suka dengan perencanaan seperti ini. Menurut saya hal itu wajar karena tidak semua orang sama. Jika kita termasuk tipe yang senang sesuatu tanpa perencanaan, minimal miliki rencana besarnya saja dan kita akan lebih produktif.
Rencana adalah kreasi pertama
Dalam buku The Seven Habits of Highly Effective People, Stephen Covey menjelaskan bahwa setiap tindakan membutuhkan dua tahap. Tahap pertama adalah menciptakannya dalam ide mental kita dan tahap kedua mewujudkan ke dalam bentuk nyata. Mirip seperti seorang insinyur yang mengkhayalkan gambar rumah di benaknya dan mewujudkannya ke atas kertas. Kemudian dari gambar teknik yang matang diwujudkan ke dalam bangunan sesungguhnya.
Dengan membuat rencana, kita bisa berpikir jernih apa yang sebenarnya mau dilakukan, sejauh mana kita akan melakukannya dan berapa banyak waktu yang akan dihabiskan untuk itu. Bayangkan jika seorang insinyur membangun rumah tanpa rencana, maka yang terjadi adalah rumah tersebut harus dibongkar pasang di sana sini karena salah pengaturan.
Rencana tanpa komitmen melaksanakan akan sia-sia
Pernahkah kita mengalami rencana tinggal rencana dan tidak berhasil diwujudkan? Hal ini bisa karena beberapa faktor:
- Rencana yang dibuat terlalu ambisius dan tidak realistis dengan kemampuan. Misalkan kita merencanakan melakukan banyak hal dalam tempo yang sangat singkat, maka akan berakhir dengan kekecewaan karena tidak berhasil melakukannya.
- Rencana yang dibuat tidak diniatkan untuk dilakukan. Buatlah rencana sesuai dengan apa yang memang kita ingin dan perlu lakukan. Jangan buat rencana tanpa komitmen dan niat melaksanakannya.
- Specific, jelas apa yang akan dilakukan,
- Measurable, dapat diukur hasilnya
- Actionable, dapat dilaksanakan oleh kita sendiri maupun orang lain yang akan terlibat
- Reasonable, masuk di akal, mungkin dilakukan dengan sumber daya yang dimiliki
- Time Frame, memiliki rentang waktu yang jelas kapan dilakukan dan kapan selesai